Zrób porządki w dokumentach i panuj nad tym!

Czy zdarza Ci się szukać aktu notarialnego albo jakiejś umowy? Kiedy ostatnio przeglądałeś swoje polisy ubezpieczeniowe? Czy wiesz, ile pieniędzy masz na koncie w ZUS i OFE? Pamiętasz, gdzie leżą akty urodzenia dzieci? I czy w ogóle ktoś oprócz Ciebie orientuje się, gdzie w domu leżą ważne dokumenty?

Wszystkie te pytania warto sobie zadać. Żyjemy z dnia na dzień, podpisujemy nowe umowy, dokonujemy zakupów, a dokumenty często rzucamy w różne miejsca. Czy twoje dokumenty też „walają” się po całym domu?

Może w końcu warto zrobić z tym porządek. No tak, ale po co?

Porządek w dokumentach

Warto mieć wszystko w jednym miejscu i wiedzieć, gdzie co jest oraz nowe dokumenty odkładać w miejsca do tego przeznaczone. To „odgraca” przestrzeń i pozwala zachować ład. Każda rzecz w domu powinna mieć swoje miejsce albo swój „domek”.

Przegląd dokumentów

W ramach robienia porządków w dokumentach zbierz wszystkie twoje dokumenty w jedno miejsce i koniecznie je przejrzyj. Może okazać się, że masz mnóstwo niepotrzebnych papierów np. stare faktury, nieobowiązujące umowy, rachunki zapłacone parę lat temu, dokumenty zawodowe, które dawno już nie są potrzebne.

Pomyśl ! Wypisz wszystkie miejsca, gdzie mogą leżeć różne dokumenty finansowe, zawodowe, emerytalne, umowy, dokumenty bankowe, polisy ubezpieczeniowe, akty notarialne, itp. A teraz przynieś je wszystkie na np. łóżko albo na podłogę. Wszystkie papiery, które zalegają w różnych miejscach mają znaleźć się na tej kupce. Tylko w ten sposób możesz przystąpić do uporządkowywania twoich finansowych i prawnych spraw.

Ale ja mam porządek – tylko, że nikt inny oprócz mnie nie wie, gdzie czego szukać!

No właśnie! Bardzo często w rodzinie tylko jedna osoba ma wiedzę, gdzie są wszystkie rachunki bankowe, polisy, fundusze, rachunki maklerskie, OFE, IKE, dokumenty firmy itp. Jeśli takiej osoby zabraknie, spadkobiercy nie mają pojęcia, co robić. Odszukanie wszystkich aktywów, dokumentów czy ważnych informacji, graniczy z cudem.

Pomyślałeś o tym? Jeśli Ty jesteś tą osobą, to czy Twoja rodzina, czy chociaż współmałżonek będzie wiedział, gdzie są dokumenty potrzebne do uzyskania waszych pieniędzy?

Segregatory z dokumentami

Ja zawsze miałam porządek w dokumentach zarówno tych papierowych, jak i elektronicznych. Niemniej jednak jako jedyna w rodzinie w tym się orientowałam. Ostatnio często rozmawiamy z mężem na temat co by było gdybym np. nie wróciła z jakiejś delegacji? Na początku się złościłam, że jak on może tak myśleć, ale po jakimś czasie przyznałam mu rację. Przecież życie jest kruche i jedna chwila może zmienić wszystko.

Zainspirowana przerabianym kursem Kamili Rowińskiej „Maksymalna produktywność” postanowiłam zrobić porządek w tym obszarze. Zobacz jak powinna wyglądać segregacja dokumentów i jak wygląda to u mnie.

Segragator „ŻYCIE”

Do tego celu wykorzystałam najgrubszy segregator. Nakleiłam tam naklejkę „Życie” i włożyłam do niego wszystkie dokumenty, które są ważne dla mnie i mojej rodziny z punktu widzenia życia. Co powinno się tam znaleźć:

  • Akty notarialne nieruchomości, których jesteś lub jesteście właścicielami,
  • testament,
  • intercyza,
  • umowy rachunków bankowych albo chociaż lista rachunków bankowych i lokat,
  • umowy kredytów (najlepiej z informacją o saldzie zadłużenia, choć kwestie bieżących sald można prowadzić w pliku elektronicznym, ważne, żeby małżonek też miał do niego dostęp),
  • pożyczki udzielone (komu, ile, na jak długo),
  • umowy na produkty finansowe: fundusze, akcje, obligacje,
  • polisy na życie i inne,
  • dyspozycje na wypadek śmierci,
  • skrócone odpisy aktów urodzenia,
  • skrócony odpis aktu małżeństwa,
  • lista miejsc na komputerze, gdzie trzymane są informacje o stanie finansów domowych – możesz mieć w arkuszu budżetu domowego stany kont wszystkich produktów, możesz też prowadzić zestawienie majątku (które ja aktualizuję co miesiąc) w postaci elektronicznej. Pisałam o tym na blogu:

Jeśli mogę coś doradzić, to przy okazji przeglądania dokumentów warto wyrzucić:

  • wszystkie niewykorzystane druki wpłat np. na polisy, asygnaty wpłat na rachunki bankowe (jeśli będą potrzebne, są do uzyskania w twoim banku),
  • wyciągi z rachunków (zamień je na elektroniczne i przestań z tym bezsensownym marnotrawieniem papieru – złóż dyspozycję w banku, aby przestali ci je wysyłać, może dodatkowo zaoszczędzisz na jakichś bankowych opłatach),
  • stare umowy np. polisy, z których już wykupiłeś środki albo lokaty, których dawno już nie ma.

Audyt produktów finansowych

Jeśli masz czas, warto sobie dokładnie przejrzeć twoje finansowe dokumenty, być może warto zrobić audyt oszczędności i innych produktów finansowych. Sprawdź, jak pracują do tej pory twoje produkty, czy zgodnie ze swoim celem.

Na przykład, jeśli korzystasz z funduszu inwestycyjnego, wpłacasz tam, ale nie sprawdzasz jak wygląda inwestycja, zrób to teraz. Sprawdź, ile wpłaciłeś, a ile obecnie masz na koncie. Zobacz, jak wyglądają opłaty. Może kupowałeś produkt w promocji, która dawno się zakończyła i ten produkt nie jest już tak tani, jak był na początku. A może inwestycja nie jest tak opłacalna, jak obiecywał doradca i warto te pieniądze przenieść na inny produkt. Ja już kilka razy usprawniałam tak moje produkty długoterminowe i za każdym razem dobrze na tym wychodziłam. Rynek cały czas się zmienia i to co dziś dostępne, nie było dostępne kilka lat temu, dlatego nie mogłeś wtedy tego kupić. Jestem zwolennikiem trzymania ręki na pulsie, spróbuj, a zobaczysz, że dzieją się cuda. To pozwoli Ci też trochę zasięgnąć wiedzy, bo nikt nie jestem lepszym doradcą finansowym dla Twoich pieniędzy, niż Ty sam.

Zobacz też, jak wyglądają twoje polisy ubezpieczeniowe i dyspozycje na wypadek śmierci. Sprawdź, kto jest osobą uposażoną na wypadek twojej śmierci lub śmierci współmałżonka. Zobacz, czy suma ubezpieczenia nadal odpowiada twoim potrzebom (np. mogła być spora, bo polisa stanowiła zabezpieczenie kredytu, który przez lata częściowo został spłacony, więc nie ma sensu utrzymywać nadal takiej sumy ubezpieczeniowej = większe opłaty ). A może pojawiły się jakieś nowe potrzeby ubezpieczeniowe i trzeba dokupić jakieś umowy dodatkowe do polisy, a może trzeba z jakichś zrezygnować.

Przypomnij sobie, jak wyglądają twoje umowy kredytowe. Może twoje raty są zatrważająco wielkie, bo masz jakieś mega nieatrakcyjne warunki. Dziś na rynku jest tyle ofert kredytów, że może warto zamienić kredyt na tańszy? To wszystko są oszczędności, więc naprawdę warto sprawdzić. A może skończył się okres płacenia za ubezpieczenie wkładu własnego, a ty nadal masz wysoką marżę, bo nie zgłosiłeś tego faktu w banku? Opanuj swoje kredytowe umowy. To wiedza, która naprawdę przyda Ci się.

Segregator „Zakupy – rachunki”

Ten segregator wymagał u mnie sporej aktualizacji. Mnóstwo dokumentów wyrzuciłam i zostawiłam tylko te, które są aktualne i obowiązujące albo te informacje, które mogą mi być potrzebne np. archiwalne faktury, aby sprawdzić jak zmieniały się opłaty i co mogę zrobić, aby je zmniejszyć.

Segregator zawiera:

  • faktury, rachunki i paragony większych zakupów – tylko te, które nadal są dla mnie istotne,
  • gwarancje,
  • umowy kupna / sprzedaży np. samochód, telefon, usługa internetu, telewizji,
  • ubezpieczenia sprzętu, samochodu, domu.

Przy okazji warto sprawdzić, kiedy kończą się umowy np. ubezpieczenie auta albo domu. Zapisz to w kalendarzu i w arkuszu budżetowym, aby ten wydatek nie zaskoczył się w przyszłości, gdy zadzwoni agent ubezpieczeniowy i przypomni o przedłużeniu polisy. Może warto wcześniej sprawdzić ofertę konkurencji i być gotowym na negocjacje. To może pomóc zaoszczędzić trochę pieniędzy.

W przypadku umowy dotyczącej telefonii komórkowej lojalność wobec operatorów telefonii komórkowej rzadko popłaca. Dlatego podpisuj umowy na krótki okres czasu i zmieniaj operatorów. Przeniesienie numeru to łatwa i szybka operacja, a firmy z reguły oferują lepsze warunki nowym klientom. Zwłaszcza jeśli przenoszą numer z konkurencyjnej sieci. Zobacz, jak wygląda twoja umowa.

Segregator „Praca”

W tym segregatorze wkładasz wszystkie dokumenty związane z twoją pracą. Mogą to być:

  • umowy o pracę, aneksy, informacje o zmianie wynagrodzenia,
  • świadectwa pracy,
  • certyfikaty, dyplomy – jeśli jednak, tak jak ja, masz tego sporo, bo rozwój osobisty jest dla Ciebie istotny, załóż osobny segregator „Rozwój” i tam gromadź wszystkie te dokumenty,
  • zeznania podatkowe – ja mam w tym celu odrębny segregator, bo zawsze korzystam z odliczeń i mam zebrane wszystkie dokumenty potwierdzające korzystanie z ulg lub moje dochody, a jest tego sporo.
  • zaświadczenia o niezaleganiu w ZUS i US , o nadaniu nr NIP i Regon – jeśli prowadzisz działalność gospodarczą,
  • dodatkowe umowy np. umowy zlecenia, o dzieło, jeśli takie masz.

Segregator „Dzieci”

W moim domu dzieci mają własne segregatory, w których gromadzą własne dokumenty, nazwane ich imionami:

  • dyplomy z przedszkola i zajęć dodatkowych,
  • świadectwa szkolne,
  • certyfikaty ukończenia zajęć,
  • certyfikaty zdania egzaminów,
  • oceny semestralne i inne oceny wystawione o nich,
  • certyfikaty / dyplomy potwierdzające ich umiejętności.

Córka uwielbia swój segregator, często go przegląda, aby napawać się tym, co już osiągnęła, dokłada tam jeszcze swoje najlepsze (wg niej) prace i ulubione gadżety. Segregator jest różowy i podlega ciągłym modyfikacjom.

Ponadto mam ogólny segregator „Dzieci”, w którym trzymam:

  • umowy o sprawowanie opieki w przedszkolu,
  • umowa szkolna (syn chodzi do prywatnej szkoły),
  • umowy zajęć dodatkowych np. umowy klubowe syna,
  • ubezpieczenia dzieci,
  • polisy posagowe,
  • umowy kont oszczędnościowych dzieci,
  • potwierdzenia urzędowe dotyczące dzieci np. świadczenie 500+.

Segregator „Rozwój”

Ze względu na fakt, że rozwój osobisty stanowi ważny element mojej kariery zawodowej, od jej początku kolekcjonuję certyfikaty, dyplomy, potwierdzenia ukończenia kursów. Możesz część tych zasobów zobaczyć na stronie „o mnie”:

W segregatorze tym trzymam:

  • certyfikaty ukończenia kursów, przebytych szkoleń,
  • moje bardziej wartościowe wypowiedzi prasowe,
  • opinie uczestników prowadzonych przeze mnie szkoleń.

Segragator „PITy”

Tak, jak pisałam wcześniej – PIT-y składane corocznie do urzędu skarbowego wraz załącznikami przetrzymuję w osobnym segregatorze. Warto trzymać te dokumenty minimum 5 lat w celu np. złożenia korekty do Urzędu Skarbowego albo kontroli zeznania przez Urząd Skarbowy – warto dla tych celów mieć własne zeznania podatkowe.

Segregator „Medyczny”

W tym segregatorze trzymamy:

  • dokumenty medyczne,
  • książeczki zdrowia i szczepień,
  • wyniki badań i konsultacji,
  • informacje o grupie krwi.

W naszym domu każdy domownik ma swój mały segregatorek z własną historią medyczną. Na wizytach lekarze często pytają o ostatnie badania albo historię choroby – warto archiwizować więc dokumentację medyczną, jeśli twoje zdrowie jest dla ciebie ważne.

Segregator „Dokumenty emerytalne”

Odkąd rozpoczęłam aktywność zawodową, zaczęłam też interesować się swoją przyszłością. Na przykładzie rodziców, którzy poszukiwali dokumentów potwierdzających pracę w danym zakładzie pracy w celu zaliczenia tej pracy do emerytury z ZUS wiem, że warto te dokumenty gromadzić za każdy miesiąc pracy.

Ponadto, doskonale zdaję sobie sprawę, że oprócz emerytury z ZUS warto mieć własny plan emerytalny i oszczędzać na ten cel. Ja oszczędzam już prawie 20 lat, ale jeśli tego jeszcze nie robisz, nigdy nie jest za późno, żeby zacząć.

Zobacz najbardziej aktualny artykuł dotyczący oszczędzania na emeryturę na moim blogu:

Sprawdź też tutaj, dlaczego warto oszczędzać samodzielnie na ten cel:

Co ja trzymam w segregatorze „Dokumenty emerytalne”:

  • paski płacowe lub RMUA-y za każdy miesiąc mojej pracy na etacie,
  • umowę z Otwartym Funduszem Emerytalnym oraz coroczne informacje o składkach i wysokości salda, jakie dostaję od mojego OFE. Ja jestem aktywnym członkiem OFE, moje składki cały czas wpływają do OFE i uzbierałam tam całkiem spory kapitał, choć wiem, ze zgodnie z obowiązującym prawem środki te zostaną przekazane do ZUS na 10 lat przed moim wiekiem emerytalnym. Niemniej jednak cały czas pracują na moją korzyść i wierzę, że zwiększą w przyszłości moje państwowe świadczenie emerytalne z ZUS,
  • umowę o prowadzenie IKZE,
  • umowę o prowadzenie IKE,
  • umowę z PPE – mój pracodawca prowadzi taki program, wiec chętnie z niego korzystam.

Mam nadzieję, że powyższe informacje dostarczyły Ci wiedzy o tym, co masz w domu i jak to ogarnąć. Może zainspirowałam Cię do zrobienia porządków w dokumentach. Podziel się w komentarzu jak Ty ogarniasz swoje dokumenty i czy ten artykuł jest dla Ciebie przydatny. Jeśli tak, udostępnij go proszę swoim znajomym, może ktoś z nich też skorzysta z tych porad.